メディア郵送コストを削減して法規制にも確実に対応。FileZenがデータ送受信を手軽にすることで日常業務にも大きな効果をもたらすと期待。

ヤマハ発動機株式会社
  • 海外拠点へのメディア郵送料を削減し1年で投資を回収可能
  • ログ記録によりファイル送受信時のセキュリティを向上
  • 承認機能の活用で輸出管理への対応を容易かつ確実に
導入製品
 FileZen
目次

  1. 1.世界中の拠点との情報共有で大容量ファイル送受信が抱える複数の課題
  2. 2.コスト削減効果だけではなくセキュリティ強化にも大きな期待
  3. 3.既存ADとの連携で容易に設定できすぐに利用可能なアプライアンス
  4. 4.データ送受信が手軽になれば日常業務も効率的になると期待

世界中の拠点との情報共有で大容量ファイル送受信が抱える複数の課題

ヤマハ発動機はバイクやモーターボートなどを製造、販売しており、そのフィールドは日本国内にとどまらず世界中に展開されている。 生産、販売の海外比率は8 割を超え、世界中の拠点数は100近くにのぼる。 開発関連の部署が扱う設計データを中心に、大容量ファイルの送受信が増加する昨今、海外に生産拠点を持つ他の企業と同様、各拠点との大容量データのやり取りが課題となっていた。

「これまでは、開発関連部署では専用のFTPサーバーを利用し、その他の部署ではCD-R等のメディアに保存して送付するなどの手段で対応してきました。外部のファイル転送サービスを利用する例も少なくありません」(山下氏)

しかし、機密性の高いファイルを外部のファイル転送サービスに託すのはセキュリティの観点から好ましいとは言えない。メディアの送付には、膨大なコストがかかる。 実際、拠点間のメディア郵送は毎月70 ~ 80 件にものぼり、そのコストは毎月数十万円にもなっていた。

また、こうしたファイル送受信には法規制への対応に関する課題も潜んでいた。機械部品に関するデータなどを海外に送信する際には、輸出規制に抵触しないことを事前に確認してから送信する必要がある。もちろんヤマハ発動機においても全社を挙げて輸出管理への対応に取り組んでおり、CD-Rメディアを利用したデータの受け渡しについても例外ではない。今後、より確実に輸出管理に対応していくため、CD-Rメディアに代わる送信手段が必要であった。

「代替手段を示さずに利用を制限しても、業務効率の低下を招くだけです。大容量ファイルを手軽に送信できる、セキュリティの高い手段を提供する必要がありました」( 和田氏)

ファイル送受信の仕組みづくりを模索するヤマハ発動機がソリトンシステムズのFileZenと出会ったのは、2009年8月のことだった。 自社の課題にマッチした製品をシステムインテグレータから紹介され、必要とする機能が網羅されているFileZenに山下氏は一目ぼれしたと言う。導入に向け、すぐに具体的な検討が始まった。

コスト削減効果だけではなくセキュリティ強化にも大きな期待

FileZenの導入により、ヤマハ発動機には大きく4つの効果がもたらされると期待された。

1) コストメリット
まず着眼したのは、そのコストパフォーマンスの高さだ。毎月数十万円かかっていたメディアの郵送コストを削減できるため、 FileZenへの投資は1年足らずで回収できると試算された。このコスト削減効果は、適用範囲が広がるほど大きくなると期待される。
2) ログ記録で法規制への対応を確実化
「セキュリティ面で期待したのは、ファイル送受信のログをしっかり残せる点です。上長の承認を経て送信する機能を使えば、輸出管理への対応も明確化できると考えました」(山下氏)

メディアの郵送とは違い、FileZenならファイル送受信はもちろん、上長の承認操作のログも自動的に記録される。
3) メディア経由でのウイルス被害を防止
海外拠点の中には、セキュリティへの意識がまだまだ低い地域も含まれる。そうした拠点から受け取ったメディアに、ウイルスが混入していたというアクシデントは未だに後を絶たないのだという。FileZenに備わる送受信時のウイルス自動チェック機能を活用すれば、データ送受信に伴うウイルスの流入や拡散も防止できる。

「管理面から見ても、ファイル送受信のゲートウェイをFileZenに1本化することで、セキュリティ対策を行ないやすくなります」(畠山氏)
4) 誤送信の防止
メールへの添付とは違い、ファイル送信に別の仕組みを取り入れることで誤送信の危険を減らせるとも期待されている。上長の承認を経ることでチェックされる回数が増える上、万一誤送信してしまったとしてもFileZen上のファイルをすぐに削除すれば、相手に届くのは通知メールだけだ。

既存ADとの連携で容易に設定できすぐに利用可能なアプライアンス

アプライアンスで提供されているため、FileZenの導入に当たって特に大きな作業は生じなかった。既存のActiveDirectoryと連携できるので、ユーザー情報の登録作業も不要だ。目的や部署によりいくつものActiveDirectoryが社内で運用されているが、FileZenは複数のActiveDirectoryと連携可能なので必要な情報を必要なサーバーから呼び出せる。また、ヤマハ発動機がメインに利用を考えているめるあど便機能では、ファイル送信時に送付相手のメールアドレスを個別入力するようになっている。送信元となる社内のユーザーだけを管理すればいいので、これも管理負荷も低く抑えるポイントとなっている。

「導入が手軽なので、導入後の運用など活用に注力できるのはいいですね。送信相手の登録が不要というのが、大きなポイントなんだと思います」(畠山氏)

データ送受信が手軽になれば日常業務も効率的になると期待

2010年3月のスタート時点では、まず海外に赴任している日本人駐在員を対象として導入される。100~200MB程度にもなる技術データの送受信が主な用途として想定されており、約300名程度が対象となっている。その後は、ニーズを見ながら順次拡大していく予定になっているが、すぐに次のステップに向けた準備が必要になるだろうと山下氏は考えている。

「使いやすくセキュリティも高いので、すぐに皆がこれを使い始めると思いますよ。社内だけではなく、技術データのやり取りがある社外の取引先ともFileZenを使ってやり取りすることを考えています」(山下氏)

テレビ会議が普及し、プリントではなくデータの状態で資料を共有するようになり、開発部門以外でも大容量データの送受信ニーズは増えている。FileZenによる手軽なファイル転送手段の提供が、日常業務の効率向上に大きな効果をもたらすことが期待されている。

「ゆくゆくはメディアによるデータの受け渡しを禁止できるようにしたい。そのための代替手段としてもFileZenに期待しています。代替手段は手軽でなくてはならず、手軽なだけでもいけません。操作が簡単でセキュリティも高いFileZenなら、十分期待に応えてくれると信じています」(和田氏)

遠からず全社の従業員がFileZenを使うようになるだろうと、和田氏は大きな期待を言葉に乗せた。

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