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企業に必要なデータ管理とは

企業に必要なデータ管理とは

個別のシステムやアプリケーションのデータ管理は、それほど難易度が高いわけではありません。しかし複数のシステムや部門に分散したデータを統合して管理しようとすれば話は別です。企業にとって重要な資源となるデータ(情報)、その管理の必要性や課題について解説します。

データ管理とは

データ管理とは、企業内の重要なデータを適切に連携・統合し、安全に保管し、変更を加える際はその履歴を残して一貫性のあるデータとして品質を保つことなどを指します。

「重要なデータ」の種類は企業によって異なりますが、代表的なものとしては顧客マスター、商品マスター、会計マスター、給与マスターなどのマスターデータが挙げられます。マスターデータの一元管理や品質保持、データの不備の改善、アクセスの高速化などはマスターデータマネジメント(MDM)と呼ばれることもあります。

あるいは、多くの企業にとって重要度の高い顧客情報の管理もデータ管理の一種です。顧客情報を適切に管理することでデータの可視化、紐づけ、分析が可能となり、そのことにより効率的な施策を立案・実施できるようになります。

企業でデータ管理が必要な理由

マスターデータを始めとするデータの管理は、事業継続に不可欠です。企業にとってデータはヒト・モノ・カネと並ぶ経営資源であり、重要なデータが失われれば会社運営そのものが破綻してしまうでしょう。

またITインフラが普及した企業内には、日々さまざまなデータが蓄積されています。基幹システム(ERP)、顧客管理システム(CRM)、営業支援システム(SFA)などによって収集された大量のデータは、ただ分散化したまま置いておくだけでは有効に活用することができません。それぞれの業務プロセスやシステム内のみで自己完結して孤立してしまう、サイロ化と呼ばれる状態に陥ってしまいます。

データ管理は、こうした他事業部や他部門、異なるシステム間で生成されるデータの連携や共有を促進させるものです。これらのデータを一元管理できれば、次にBIツール(ビジネスインテリジェンスツール)などを使ったデータ分析が可能となります。

データ管理とデータ分析という一連の流れは、企業や経営陣に経営状態の把握、意思決定のためのサジェスチョンをもたらし、また現場においても業務改善や生産性向上のためのヒントを与えてくれます。

言い換えれば、データを正しく管理して有効活用することは、企業の効率的・効果的な運営に役立ち、ビジネスにおける競争力の向上につながるということになるでしょう。

企業におけるデータ管理の課題

ITインフラの普及は企業内におけるデータの収集・蓄積に役立ちますが、同時に部門や業務ごとに異なるシステムやアプリケーションを使い、それらが乱立することで課題も発生しやすくなります。全社で網羅的なデータ管理を行うには、次のような課題が存在します。

長期保存・データ肥大化による保管コストの増大

データを安全に長期保管するためにはそれだけでコストがかかります。企業内のデータは日々増えていくものであり、さらに多くのシステムがバラバラに存在する状態では、保管コストは増大するばかりとなります。またBCP(事業継続計画)を意識したバックアップにもリソースを割く必要があります。

セキュリティ対策

データの管理運用にはセキュリティ対策の強化も欠かせません。とくに顧客情報や個人情報が漏えいすると、企業にとって大きなダメージとなります。この課題もまたデータ量が膨大になり、システムが乱立するほど負担が増していきます。

検索性の低下

膨大なデータが企業内に散在しているために、必要なデータをなかなか探し出せないということも往々にして問題となります。原因はシステムやアプリケーションの分断、業務の属人化、必要なデータと不要なデータや古いデータの混在などにあります。検索性が低下すると、どれだけデータを保持していたとしてもそれを有効に活かすことができません。

データ共有の非効率化

ある部門とある部門ではデータの共有ができているものの、異なる部門が加わると共有がしづらいという課題が発生することもあります。データの管理方法がバラバラのままシステムやアプリケーションの連携が複雑に入り組みながら大規模化し、いわゆるスパゲティ状態になってしまうと、柔軟で横断的なデータ共有の実現が簡単ではなくなります。

企業のデータ管理のポイント

上記のような課題を解決するには、企業内の既存システムに分散するデータを何らかの方法で相互接続し、一元管理を図る必要があります。

そのための方法はいくつかありますが、現在主流となっているのは複数の物理リソースを仮想化し、データ管理用のプラットフォームなどを使って統合するデータ管理ソリューションの導入です。多種多様なデータを一元管理する環境を作り上げることができれば、保管コストの削減、セキュリティ強化、スムーズなデータ連携、検索性と共有性の向上、データの品質向上などが達成できます。

また、併せて定期的なバックアップの徹底、厳格なアクセス制限の設定、フォルダ名・ファイル名をルール化し運用するなどの方法を随時行うことも有効です。いずれにせよ、ポイントはそれぞれの企業の事業規模やIT環境、業務内容などの実情にマッチした解決策を探り、適切な方法を取捨選択していくことです。

企業内で扱うデータの種類と量が増大していくにつれ、総合的なデータ管理が必要となってきます。データ管理ソリューションは早い段階で導入するほど有効であることも覚えておきましょう。

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