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ファイルサーバー整理のコツを解説

ファイルサーバー整理のコツを解説

ファイルサーバーを利用していて、「欲しい情報を探し出すのに苦労する」というのは本来あってはならないことです。目的のデータを探しやすく、利用しやすくするのがファイルサーバー導入の目的の一つであるはずだからです。他にも、すぐに容量不足になってしまう、セキュリティ面が不安などの問題に頭を悩ませている企業は少なくありません。それらを解決するには、ファイルサーバー内のフォルダとファイルをしっかりと整理した上で、ルールを決めて管理運用することが必要です。そこで今回はファイルサーバーの整理のコツを解説していきます。

企業のファイルサーバーに起きやすい問題点

企業でファイルサーバーを使っているときに起きやすい問題について考えてみましょう。

まず、利用者である従業員がファイルサーバー内に無秩序にファイルやフォルダを置いてしまうケースです。他の従業員からすれば何がどこにあるか分からず、データを共用するというファイルサーバー本来の役割が正しく機能しなくなります。

また、ルールがあっても、部署ごとにやり方が違っていて、それぞれのルールで運用しているようなケースでも似たような問題が生じます。フォルダ階層の作り方や名前の付け方に統一性がないと、作った本人に直接聞かなければ目的のファイルを見つけ出せないという状況に陥り、業務にも支障が出るでしょう。

バラバラに運用管理していると、類似したフォルダやファイルがいくつも点在して作られるという問題も発生します。不必要なフォルダやファイルが大量に発生すれば容量不足の原因になります。必要のないものを削除するという指示を出してもどれが本当に不要なのかが分からず、内容の重複した古いファイルがあちこちに残ってしまって結局あまり容量が増やせないというのもよくあります。

容量不足が深刻になると、個々の部署でハードディスクドライブを増設したり、クラウドストレージサービスを使い始めたりという事態も起こりがちです。こうなるとデータを一元管理することはますます難しくなり、セキュリティリスクも増大します。

これらの問題があることを踏まえつつ、以下、ファイルサーバー整理のコツを紹介していきましょう。

ファイルサーバー整理のコツ1:階層を固定化する

浅い階層にファイルを置くのをやめるのが第一のコツです。

第1階層(ルートフォルダ)には大分類をするためのフォルダを作ります。その場合のフォルダ数も数個程度のなるべく少ない数に抑えます。さらに第2階層、第3階層を作り、ファイルはそれら決められた階層以下に保存するように決めるのがおすすめです。

例えば第1階層は「全社共通」と「部門別」、それにデータ受け渡し・一時ファイル保管用の「ワーク」という3つのフォルダを作るとします。「部門別」フォルダの下には年度別のフォルダを作り、その下に「営業部」、その下に「営業一課」、さらにその下に「見積書」「契約書」「納品書」などのフォルダを作って階層を固定化し、一番深い階層のフォルダにファイル(データ)置くといった具合です。

こうすれば、階層構造を見るだけでどこにどのようなファイルがあるのかがおおよそ分かるようになります。

ファイルサーバー整理のコツ2:古いデータはアーカイブ化する

古いデータをアーカイブ化するのが第二のコツです。

現状すでに多くのファイルがファイルサーバー内に保管されている場合は、まず全社でデータの棚卸しを行って必要なデータと不要なデータを分ける必要があります。そして必要なデータのみを上記で定めた階層構造下に収めていきましょう。不要だと判明したファイルは削除します。

作成から一定期間以上経過している古いファイルの中で、削除しても問題ないか誰も判断できないものはアーカイブ化しておくとよいでしょう。その際は容量単価の安価なアーカイブストレージを利用するのがおすすめです。

その後の運用管理では、定期的に古いデータをアーカイブ化するようにします。どのようなデータをアーカイブ化するかの判断基準は企業によって異なりますが、例えば「部門別」フォルダの下に年度別のフォルダを作るとすると、単純に一定期間以上前の年度のフォルダはアーカイブストレージに移すというルールにすれば作業が簡単で、容量も節約できるでしょう。

ファイルサーバー整理のコツ3:厳格な運用ルールを設ける

厳格な運用ルールを設定し、全社一致して必ず守るようにするのが第三のコツです。

ルールは(1)検索性の向上、(2)肥大化の防止、(3)セキュリティ対策という3つのポイントを押さえることを念頭に決めていきます。具体的にはファイル名やフォルダ名の付け方を決める、個人フォルダを作らない、「全社共有」や「ワーク」フォルダ内に保管できるデータの種類を決める、「部門別」フォルダ内の各部署のフォルダには他部署の人間がアクセスできないようアクセス権を設定する、などが考えられます。

詳しくは、「トラブル防止! ファイルサーバーの運用ルールの作り方」をご覧ください。

ファイルサーバーは、ただ漫然と使っているだけだと機能不全に陥ってしまいやすいものです。有効に活用するには、階層を作って整理し、運用ルールを定めることが必須と考えましょう。

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