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低い会社は危険? 社員のITリテラシー向上が必要な理由

低い会社は危険? 社員のITリテラシー向上が必要な理由

企業のセキュリティに問題が生じたり、何かしらの不祥事が起きたりする原因の多くに、社員のITリテラシーの低さが関係しています。また、社員のITリテラシーが低い会社は、業務の生産性もまた低い傾向があるともいわれています。ITリテラシーとはどのようなもので、何を行えば向上させられるのか、そのポイントをご紹介します。

ITリテラシーとは

ITリテラシーとは、コンピュータやインターネット、さらにそれらを利用して得られる情報を使いこなすための知識や能力のことです。

もともとリテラシー(Literacy)は読み書きの能力(識字能力)を表す言葉です。日本では、そこから特定分野の利用能力を表すときに使われるようになりました。

ITリテラシーに近い言葉には、情報リテラシー、インターネット(ネット)リテラシー、メディアリテラシーなどがあります。またITの知識や活用能力があり、マナーなどにも通じていることを「ITリテラシーが高い」、逆を「ITリテラシーが低い」などと表現します。

社員のITリテラシー向上が必要な理由

社員のITリテラシーが低い場合、会社で次のような問題が起こる可能性があります。

例えば、セキュリティに関する知識がなければ、不用意にスパムメールの添付ファイルを開いたり、URLリンクを踏んだりする可能性が高くなります。そのせいでマルウェアに感染し、会社のシステムに侵入されてしまうなどの事態を招くかもしれません。あるいはIDやパスワードの使い回し、USBメモリによる情報の持ち出しなどの行為の危険性を正しく理解していないために、重要な情報を漏えいさせてしまう事態も起こり得ます。

SNSを利用して企業アカウントから情報を発信する際にも、ITリテラシー(もしくはネットリテラシー)はたびたび問題となります。担当者のITリテラシーが低かったために、ちょっとしたことがきっかけで不適切な発言や対応をしてしまい、炎上トラブルに発展するようなケースもあります。この場合、担当者は単にSNSの機能や操作方法についてのみ通じていればよいというわけにはいきません。インターネットを使ったコミュニケーションにおけるマナー、言葉遣い、配慮の仕方、スタンスの取り方、コンプライアンス知識なども重要です。

また、社員がプライベートでSNSを使用するときに勤務先が分かるような投稿をし、なおかつ不適切な発言をしたことが炎上につながることもあります。

ITリテラシーにはさまざまなレベルや領域がありますが、最低でも、使用するハードウェアやソフトウェアについての基本操作、インターネットや業務システムに関する基礎知識、ネットコミュニケーションにおけるマナーとルール、セキュリティにかかわる注意事項などについては身につけていることが求められます。

ITリテラシーの向上がもたらすメリット

ITリテラシーの向上が具体的にどのようなメリットをもたらすのかを見てみましょう。大きく分けると、ITリテラシー向上には、IT活用による生産性や効率性の向上と、安全かつ適正なIT運用という2つの利点があります。

ITを使用する業務の生産性向上

コンピュータ、スマートフォンなどのモバイルデバイス、業務システム(基幹システム)、クラウドサービスなど仕事にかかわるIT機器やサービスを使いこなすスキルが高いほど、業務の生産性は向上します。

例えばパソコンの場合、よく使うアプリケーションのカスタマイズ方法やキーボードショートカット、Tipsと呼ばれるようなコツや小技に精通しているほど生産性は上がるでしょう。ただそこまでではなくても、トラブルが起きたときに社内SEなどに対処法を聞き、内容を理解して実行できる知識があるかないかだけでも大きな違いが生じます。

情報収集の効率化

パソコンやスマホ、インターネット、データベースに関するリテラシーが高ければ、必要な情報を素早く探し出すことができます。しかも誤った情報に惑わされることなく、正確性の高い情報を選択できるでしょう。

セキュリティ強化

メールやサイトの使い方に始まり、IDとパスワードの管理の仕方、パソコン、スマホ、記憶メディアの使い方に至るまで、ITリテラシーの高さがセキュリティの強化に直結するシーンは数多くあります。パスワードを付箋に書いてモニターに貼っておくというのもリテラシーの低い行為といえるでしょう。

不祥事の防止

個人情報の取り扱い、ソフトウェアライセンスの管理、SNSやチャットツールの活用方法、ネットコミュニケーションのマナーやルール、その他のITに関連したコンプライアンス知識がしっかりと身についていれば、昨今多発しているIT絡みの企業不祥事の防止につながります。

社員のITリテラシーを高める方法

社員のITリテラシーを高めるには、日常の業務の中で指導をするだけではなく、社員がITリテラシー教育を受ける機会を設けることが有効です。

多くの企業では新人研修の中にITリテラシーに関するプログラムを用意しています。しかし同時に、部門ごとや役職ごとにも業務に合わせた研修プログラムを組み、定期的に研修を実施すべきです。また社会的に問題となった事例や社内でのヒヤリハット事例があった場合には、その都度、社員に対して注意喚起などのアナウンスをするとよいでしょう。

すでにITリテラシーは高いと思っている人でも、その油断が危険を招くこともあります。ITリテラシーが求められる状況は常に変化するという前提のもと、社員のITリテラシーを高く保つよう対策を立てることが重要です。

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