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ヒューマンエラー対策

企業は何をすべき? メールの誤送信対策

企業は何をすべき? メールの誤送信対策

メールはビジネスに欠かせないものですが、誤って送信をしてしまうと取り消しができないという大きな弱点があります。メール誤送信は、送信相手の信頼を損ねることにつながるだけではなく、情報漏えいという重大なインシデントにも発展しかねません。誤送信の事例や対策について解説します。

どのようなメール誤送信が発生しているのか

メール誤送信で多いのは、まずアドレス帳からの選択ミスなどによって起こる宛先間違いです。メールアドレスの自動補完機能を利用していて似たような別アドレスが入力されてしまうケース、アドレス帳自体に間違いがあって別人に送信してしまうケースなどが考えられます。

メールアドレスを電話で聞いた場合や、名刺を見ながらメールアドレスを手動入力する際にアドレスを打ち間違えてしまうケースもあります。存在しないアドレスに送った場合は通常、メールサーバーから不達を知らせるバウンスメール(エラーメール)が返ってきます。しかし、たまたま同じ社内に氏名が一文字違いの人がいたような場合は、その人に間違った内容のメールが届いてしまうことがあります。

BCCやCCにアドレスが入っていることを見落としていて、複数の人に送るべきでない内容のメールを送信するケースも起こりがちです。BCCに入力すべきアドレスをTO欄やCC欄に入力して一括送信してしまい、公開すべきではないアドレスを大量に拡散してしまうというミスもしばしば問題になります。

間違いや問題のある文面を送信するケースも誤送信の一種です。書きかけの内容や修正し忘れた内容が含まれたまま送信してしまうことがこれに当たります。

添付すべきファイルを添付し忘れたまま送ってしまう、あるいは間違ったファイルを添付して送ってしまうというケースもよく見られます。とくに機密情報や個人情報を含むファイルを間違えて添付して送信すると重大な問題につながる可能性があります。

メールを誤送信すると企業はどうなるのか

メールの誤送信はそれだけで送信相手に悪印象を与えることになります。相手が取引先や顧客であれば不信感を抱かれたり、ITリテラシーの低い会社との評価をされてしまったりすることは避けられないでしょう。

誤送信した内容に機密情報や個人情報が含まれていた場合は、その段階で情報が漏えいしたことになります。誤送信したことに早い段階で気づけば被害を最小限にとどめられるかもしれませんが、一括送信などで大量に流出させてしまった場合は情報がインターネット上に拡散されてしまうこともあり得ます。

情報漏えいは、その内容や規模の大きさによっては多額の賠償金の請求や、社会的信用の失墜につながる可能性があります。また情報漏えいの原因うち、不正アクセスなどと並んで多いのが情報の管理ミスや誤操作であることも覚えておくべきでしょう。

メールの誤送信を防ぐための対策

メールの誤送信を防ぐには次のような対策を立てることが考えられます。

誤送信防止システムの導入
誤送信防止システムには、メール送信時に送信先アドレスが適正かどうかをシステムが判定して再確認を要求する機能、アドレスやドメインで送信先を制限する機能、第三者による承認機能などが備わっています。完全ではありませんが、ケアレスミスをできるだけ減らすことには役立つでしょう。

ダブルチェックする

メールアドレス、文面、添付ファイルの内容などをダブルチェックすることをルールとし、徹底する方法です。作成したメールは即時送信するのではなく、一旦、保留して再確認してから送信することを義務付ける方法もあります。

一時保留機能を使う

メールソフトに、送信時に必ず一定時間保留してから実際に送信する機能が付いている場合があります。この一時保留機能を使うと指定時間内であれば送信取り消しができます。また一時保留したあと、自己承認しないと実際に送信されない仕組みの機能が設定できる場合もあります。

CCに上長や社内関係者のアドレスを入れる

CCに必ず上長やセキュリティ管理担当者のメールアドレスを入れて送信することをルール化する方法です。上長などがメールをチェックすることでミスが起きたときに早く気づき、対応しやすくなるというメリットがあります。

添付ファイルを暗号化する

添付ファイルは必ず暗号化し、開封パスワードを別のメールで送信する方法です。万一、間違った添付ファイルを送ってしまった場合や送り先を間違えた場合でも、ファイルを開封されるリスクを軽減できます。ただし、開封パスワードを送る際に添付ファイルを間違ったことに気づかなかったり、開封パスワードの送信先も同じように間違えたりした場合は意味がないので、いずれにしろ添付ファイル送信の際は十分な注意をすべきです。

誤送信してしまった場合の対処法

誤送信に気づいたら、迅速に電話で連絡を取って謝罪をすることが重要です。また、あらためてメールでもお詫びの連絡を入れましょう。BCCに入力すべきアドレスをTO欄やCC欄に入力して一括送信してしまったようなケースでは、メールとWeb上でのアナウンスによる対応が求められるでしょう。

お詫びのメールでは、誤送信したメールの送信日時、送信元、件名を記し、メールや添付ファイルの削除を依頼することになります。また、再発防止のための改善策についても必ず言及すべきです。

メールの誤送信はヒューマンエラーによるものが大半なので、100%阻止することはできません。本記事に書かれた基本的な対策(努力と工夫)を講じた上で、ファイル共有ツールの活用などのメールによる運用に頼らない環境の構築も検討することをお勧めします。

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