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ストレージ/ファイルサーバの基礎知識

ファイルサーバーとは? 導入するメリット・デメリット

ファイルサーバーとは? 導入するメリット・デメリット

ファイルサーバーを活用すれば業務の効率化が進み、生産性の向上を図ることができます。しかし、計画性もなく安易にファイルサーバーを立ち上げてもうまく活用することはできないでしょう。ファイルサーバーを導入するメリットとデメリットにはどのようなことがあるのか、まずはそのことから理解していきましょう。

ファイルサーバーとは

ファイルサーバーとは、OSのファイル共有機能などを用いてネットワーク上でデータの共有や交換を行うことのできるコンピューターのことです。Windows Serverのファイル共有機能や、LinuxにSambaなどのソフトウェアを追加して利用する方法がよく知られています。

ファイルサーバーにはネットワークに接続した複数のパソコンからアクセスすることができます。そして、それぞれのクライアントPCでファイルサーバーに構築されたフォルダを共有し、フォルダ内のファイルの閲覧・変更・コピー・移動・削除などの操作を行うことができます。また、特定のフォルダにアクセス権限を設定することで、許可された人間しかフォルダ内の情報を閲覧(または変更)できないようアクセス制御することも可能です。さらに、パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットなどからもファイルサーバーにアクセスすることができます。

もう一つ、ファイルサーバーはバックアップの保存先としてもよく利用されます。業務で日常的に使用するデータに加えて、重要なデータに関しても、ファイルサーバー内の厳格なアクセス制限を設けたフォルダに格納しておくことができます。

企業がファイルサーバーを導入するメリット

ファイルサーバーは企業内でよく利用されています。

業務で複数の人間が同じファイルを編集する場合、もしもそれぞれ個々のPCで操作を行って保存するとなると、ファイルを編集してUSBメモリやメールで次の人に受け渡し、新たに編集をして前の人に戻してチェックを受け、OKが出たら3人目の人に受け渡すという煩雑なやり取りを繰り返さなければならなくなります。

しかしファイルサーバーを利用してファイルを共有すれば、アクセス権限を持つ誰もがいつでも個々のPCを使ってファイルを編集し、常に最新の状態のファイルにアクセスすることができるようになります。また、必要ならば編集前のファイルを残して更新管理をすることも可能です。このことにより業務の効率化が進んで、例えば顧客などからの問い合わせなどにもスピーディーな対応ができるようになるでしょう。

また、ファイルを集中して管理できるため、安全にデータを保存できるのもファイルサーバーのメリットです。データを個々のPCに分散してデータを置いておけば、そのデータの管理は結局、社員それぞれに委ねる形になってしまいます。それに対し、ファイルサーバーに保存されたデータは一元管理をすることが可能です。アクセス権限設定、グループ設定、ファイルのバックアップ、アクセスログ監視、ウイルス対策などを行うことで、データの流出や消失を防ぐこともできます。

企業がファイルサーバーを導入するデメリット

ファイルサーバーを導入するデメリットはコストがかかることです。ハードウェア、OSのライセンス、専用ソフトウェア、バックアップ、セキュリティ対策などにも費用がかかります。データ量が多くなっていけば容量増加も避けられません。

また、ファイルサーバーが故障するリスク、大規模な災害や停電に遭うリスクもあります。機器の経年劣化もやがて問題になってくるため、データの損失が起こらないよう適切な対応をしていかなければなりません。

ファイルサーバーを活用しよう

ファイルサーバーの利便性を最大限に活用するには、自社にとって最適な運用方法を見つけることが重要です。そのためにまず必要なのは運用ルールです。運用ルールの作成はファイルサーバーを立ち上げる前に行うのが理想です。

運用ルールは、例えばフォルダ構造とそれぞれのフォルダの役割、ファイル名の付け方、定期的に行う不要ファイルの削除基準、ファイルの保存期間とアーカイブ化の手順、個人のファイルは保存しないといった禁止事項などを決めていきます。

これらは運用していく上で不都合があれば随時変更していくこともOKですが、最初にある程度しっかりとしたルールを決めておかないと、必要なデータをなかなか探し出せない、似た内容のファイルがいくつものフォルダに存在する、重要データが安全性の低いフォルダに放置されるという事態に陥ってしまいかねません。ファイルサーバーは最初にルールありきで使い始めた方がスムーズに運用できるはずです。

もう一つ、ファイルサーバー内のデータの消失・流出、漏えいを守るためのセキュリティ対策を講じることも欠かせません。データを集中して管理できるのはファイルサーバーのメリットですが、そのファイルサーバーに不正なアクセスや攻撃をされると、会社にとって大きな損失につながるおそれがあるということも自覚しておきましょう。

ファイルサーバーを導入する際には、ファイルサーバーにどのようなメリットとデメリットがあるのかを理解し、自社の業務に当てはめて必要なサーバの性能や機能、メリットをどう活かしデメリットをどれだけ抑えられるかなどを考える必要があります。活用ビジョンと計画性を持ってファイルサーバーを導入・運用していきましょう。

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