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トラブル防止! ファイルサーバーの運用ルールの作り方

トラブル防止! ファイルサーバーの運用ルールの作り方

ファイルサーバーは多くの企業が導入し、活用している便利な情報共有ツールです。しかし、何のルールも決めずに運用を続けていると、かえって作業効率が低下し、セキュリティ面でも問題が出てきます。無用なトラブルを避けるためのファイルサーバーの運用ルールの作り方をご紹介します。

ファイルサーバーの運用ルールを作る理由

企業内でファイルサーバーを利用する際にはルールを定めておかなければ、さまざまな問題が生じます。

個人個人が好き勝手にフォルダを作成し、データを入れるようになれば、どこにどのようなデータがあるのか分からなくなります。データを勝手に移動されたり、重要なデータを誤って削除されてしまったりという事態も発生し得るでしょう。必要なデータにすぐにアクセスすることが困難になります。重要なデータと他のデータが混在するようになるとセキュリティ面でも問題が生じます。

また、特に起こりがちな問題としては、必要なデータと不要なデータの区別がつかなくなり、削除できないデータが蓄積され続けて容量不足に陥ってしまうことが挙げられます。そこで対処療法的にストレージの増設を行えば、管理コストや管理作業の手間がますます増えてしまいます。

このような事態を避けるために必要なのが、ファイルサーバーの運用ルールです。運用ルールが厳格に守られていれば、ファイルサーバー内を秩序ある状態で構築し維持することができます。そのためにはファイルサーバー管理者が決めたルールに従うことを全従業員にアナウンスし、ルールが守られているかどうかを監視する必要があります。また、運用ルールは部署間や拠点間でバラバラなものであっては意味を持ちません。できる限り全社で統一されたルールを用意することが大切です。

ファイルサーバーの運用ルールを作るときのポイント

ファイルサーバーの運用ルールを作るときは、3つの目的を達成することを念頭に置くのが分かりやすいでしょう。3つの目的とは、(1)検索性の向上、(2)肥大化の防止、(3)セキュリティ対策、です。

その上で、現状を調査し、問題点を整理してみましょう。現状で必要なデータを探すときにどのような方法が用いられているか、削除できそうな不要データはどれくらいあるのか、重要なデータが埋没したり、逆に無防備な状態で放置されたりしていないかなどを調べてみます。そしてとくに力を入れて改善すべき点を把握しておくことです。

また、部門や拠点ごとにどのような用途でファイルサーバーを利用しているのか、使用者のスキルや知識がどれくらいなのかという点も明確にしておくべきです。ルールを統一するにはルールがそれぞれの需要を満たしている必要があり、使用者のスキルや知識が不足していればフォルダ構成のイロハから社内でレクチャーする必要があるかもしれません。

ファイルサーバーの運用ルールの作り方

では、先ほど挙げた3つの目的別に具体的な運用ルール作りのポイントを説明していきます。

検索性の向上

検索にはGREPなどのコマンドや検索ツールを使う方法もありますが、それ以前にファイル名やフォルダ名の統一ルールを作ることで、目的のデータを探しやすくなります。

ファイル名には日付を入れる、案件名や内容が分かる文字列を入れるなどのルールを決めます。日付の入れ方についても、4桁で表記するか・8桁で表記するか、ファイル名の文字列とつなぐ箇所にアンダーバーを付けるか否かなども決めておく必要があるでしょう。案件名などについても、略称を使うか否かなどの表記を統一し、ルールを定めましょう。

日付はタイムスタンプを見れば分かると思うかもしれませんが、ファイル名に付けておくことで誰もが簡単にファイルの日付を確認でき、なおかつ誰かがそのファイルをうっかり更新してしまったとしても日付が更新されることなく残ることになります。

またフォルダ名は頭に連番を振っておけばいつでも順番に並べておくことができます。頭に数字があればテンキーで素早くアクセスすることもできます。フォルダの階層構造の作り方もしっかりとルールを定めておきましょう。

肥大化の防止

個人フォルダを作るのは禁止することが第一です。

またフォルダ構造は、まず年度ごとのフォルダを作り、その階層下に各部門のフォルダを作るようにします。そして一定以上前の古い年度フォルダは閲覧専用にするか、アーカイブ化する、他のストレージに移動するなどして、肥大化を防止します。

年度フォルダのカテゴリに収まらない種類のデータは、「全社共有」のフォルダと「ワーク」のフォルダを作ってそこに収納するようにします。

「全社共有」のフォルダには部門横断的なプロジェクトで必要な資料、各種申請書のフォーマット、マニュアル類、パンフレット類などを、それぞれフォルダを作って保管します。

「ワーク」フォルダは受け渡し用、または一時的にファイルを置く場所とし、定期的に全ファイルは削除していきます。

セキュリティ対策

部門ごとのフォルダは、その部門の人間しか変更できず、他部門の人間は読み取り(閲覧)権限しか持たないようアクセス権を設定します。または読み取りもできないようにアクセス制御する方法もあります。

他部門とのデータ受け渡しが必要な場合は「ワーク」フォルダを使用し、「ワーク」フォルダのみ全部門の人間がアクセス可能とします。ただし、上述したように、「ワーク」フォルダは定期的に全ファイルを削除します。

「全社共有」フォルダ内にフォルダを作るときはフォルダ作成申請書を提出し、アクセス権限はその申請書の内容に応じて設定します。

ここに挙げたファイルサーバーの運用ルールはあくまで例ですが、自社にマッチしたルールを作る際のヒントになるはずです。この記事を参考に、あなたの会社に合ったルールを策定してください。また、運用過程でルールが守られているかを逐次確認し、必要があればルールを改善し洗練させていくことも必要です。

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