多様化する業務環境を可視化する　InfoTrace 360

活用事例

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1.古いバージョンのアプリケーションを利用していないか把握したい
2.無断で公衆無線LANへ接続していないか把握したい
3.社内アプリケーションが活用されているのか知りたい
4.在宅勤務時の隠れ残業を把握したい
5.社員の長時間労働を防ぎたい

1.古いバージョンのアプリケーションを利用していないか把握したいアプリ利用状況

悩み: 社内で導入しているアプリケーションは、定期的に最新のバージョンにアップデートを行うよう社内掲示板で注意喚起をしている。資産管理ツールでインストールされているアプリケーションのバージョンは把握しているが、社員が実際に利用しているバージョンは分からない。脆弱性のある古いバージョンを利用していないか不安。
みる・わかる: InfoTrace 360のダッシュボードでは、社員が利用しているアプリケーションのバージョンを一覧表示できます。利用者のログから情報を取得するため、実際に利用しているバージョンの把握が可能です。
今回の事例では、最新バージョンではないWeb会議アプリケーションを利用している社員がいる事が分かりました。

社員へのヒアリングから、「そもそも掲示板をあまり確認しないため、アップデートをするのを忘れてしまっていた。」という実情が明らかになりました。
かえる: InfoTrace 360のダッシュボードでは、分析結果の期間指定により、利用状況の推移を把握できます。
アップデートに関してより強い注意喚起を行い、古いバージョンの利用者が減っているかを確認することで、効率的に対策を講じることができました。
まずは社員の実際の利用状況を把握することで、セキュリティが担保された安全な業務環境を構築できます。

2.無断で公衆無線LANへ接続していないか把握したいPC利用状況

悩み: リモートワーク時の社内ルールとして、「公衆無線LANに業務用端末を接続して業務を行わない」と規定しているが、きちんと守られているのかを把握できていない。貸与しているモバイルWi-Fiルーターの利用状況を確認しても、モバイルWi-Fi以外の無線LANへの接続状況は分からない。
みる・わかる: InfoTrace 360 のダッシュボードでは、パソコンが接続した無線LANネットワーク名（※以後SSIDと表記）を一覧表示させる事ができます。利用しているSSIDを一括把握できるため、個別に利用状況をチェックするといった手間を省く事ができます。今回の事例では、SSID一覧から、空港・カフェなどの公衆無線LANに業務用端末を接続し、仕事をしている社員がいる事が分かりました。

社員へのヒアリングから、「自宅外で仕事をする時、モバイルWi-Fiルーターを持ち出すのを忘れてしまうことがある。そのような時は公衆無線LANに接続して仕事をしてしまう」というケースがある事が分かりました。
かえる: 社内ルール遵守の徹底が難しければ、リスク低減策としてWebフィルタリングソフトを導入し、端末セキュリティを強化する・または利用可能なSSIDを制限することで、無線LAN接続に関するセキュリティ対策を強化することができます。

3.社内アプリケーションが活用されているのか知りたいアプリ利用状況

悩み: テレワーク中のコミュニケーションを活性化するために、コラボレーションツールを一年前に導入した。資産管理ツールでインストール数は把握しているが、実際に活用されているかは把握できていない。契約更新のタイミングになったので、これを機に現場での利用実態を確認したい。
みる・わかる: InfoTrace 360のダッシュボードでは、日付・時間帯を指定し、その期間にアプリケーションを起動したコンピューターの台数や、利用量を見る事ができます。その結果から、現場での利用実態の把握が可能です。

今回の事例では、導入したコラボレーションツールの利用が想定よりも少ないことから、現場であまり活用されていない事が分かりました。

そこで、社員にヒアリングをした所、「使い方が複雑でタスクの把握がかえって難しい。プロジェクト管理に関するやりとりは、変わらずメールを利用している」といった声がありました。
かえる: ヒアリング結果と利用状況をもとに、導入したコラボレーションツールのマニュアル作成や使い方の社内講習会を実施することで、利用率を高めるための対応ができます。このように利用実態を把握することで、社内に導入したアプリケーションの利用環境の最適化につながります。

4.在宅勤務時の隠れ残業を把握したいPC利用状況

悩み: 昨年から、リモートワークを全社で導入した。勤怠管理システムで申告を元とした社員の勤務時間を確認しているが、実際の業務時間を把握できているか分からない。実際に社員が働いている時間を把握し、隠れ残業を防ぎたい。
みる・わかる: InfoTrace 360のダッシュボードでは、PCを操作している時間を記録することで、社員の申告した出退勤時刻ではなく、実際の業務時間を把握することができます。今回の事例では、勤怠管理システム上で全社員が定時後に退勤していても、実際はそれ以降も業務を続けている社員が一定数おり、特に業務負担が経理・事務を行う部署に集中している事が分かりました。

部署の社員の話から、「稟議書や請求書を取り扱う業務は、捺印や紙の書類管理等が必要になる。在宅勤務だと作業効率が落ちてしまうため、残業せざるを得ない」という実情が明らかになりました。
かえる: 承認ワークフローのシステム化・不要な捺印の廃止など、既存のワークフローの見直しををすることで、作業の効率化が行えます。勤怠管理システムだけでは把握できない隠れ残業が発生している実態を確認し、原因を解消することで、在宅勤務での勤務時間の適正化につながります。

5.社員の長時間労働を防ぎたいPC利用状況

悩み: 全社的に残業時間が増加している事が問題になっている。
長時間労働を防ぐための対策を考えるにあたり、まずは現状を把握したい。しかし、テレワーク導入中のため、社員の働き方にどの様な変化があるのかが見えにくい。定時後のPC強制シャットダウンといった形式的な対策ではなく、根本的な対策を行いたい。
みる・わかる: InfoTrace 360のダッシュボードでは、 PCを操作している時間を記録することで、実際の業務時間を把握することができます。さらに、起動しているアプリケーションの時間帯別内訳も把握できるため、いつ、どのような仕事をしているのか、推測が可能です。
今回の事例では、社員が残業をしている日は、Web会議アプリケーションを立ち上げている時間が長い傾向にある事が分かりました。

社員へのヒアリングから、「オフィスにいれば立ち話で済む報告や相談も、すべてWeb会議で行うようになり、1日のスケジュールが会議で埋まってしまう日がある。そのような日は、残業をしないと仕事が回らない。」という現状が明らかになりました。
かえる: タスク共有ツールを導入し、進捗報告をするだけの会議は無くすなど、コミュニケーションに関するビジネススキームを現状の働き方に合わせて最適化することで、従業員の効率的な時間の使い方につながります。
まずは業務の現状を把握をすることで、長時間労働を防ぐための適切なアプローチが行えます。